Les écrivains qui ne sont pas dans l`armée peuvent ignorer ces détails de formatage tels que le papier à en-tête de bureau, «mémorandum pour», «de», «sujet», et les paragraphes numérotés, mais ils devraient toujours inclure la date. 4. cette lettre est conçue pour vous aider à corriger les lacunes dans votre performance en tant qu`agent de division. Toute la chaîne de commandement est disponible pour vous aider de toutes les façons possibles. Nous voulons et avons besoin de votre succès. Si la lettre est rédigée par un civil, une signature officielle devrait être utilisée pour mettre fin à la lettre. L`auteur doit inclure sa signature et son nom. Le personnel militaire suivra les mêmes directives, mais une signature est facultative. Ils peuvent également choisir de répéter leur rang, leur position et leur unité de commandement, même s`il n`est pas nécessaire que cette information soit présentée en haut de la lettre. Cet exemple est écrit par un entraîneur de football d`un lycéen recommandant l`étudiant à l`Académie de la Force aérienne. L`entraîneur ne sait pas précisément qui sera la lecture de la lettre de sorte qu`il est adressé au Conseil d`admission. L`écrivain présente une compréhension claire de ce que l`Académie recherche dans un cadet et croit que cette personne possède les qualités nécessaires.

Une collection de lettres de recommandation doit provenir d`une variété de sources qui présentent un témoignage similaire du caractère du candidat pertinent au poste/promotion/programme/prix pour lequel il postule. La fourniture des lettres contient des preuves véridiques et exactes de l`admissibilité du demandeur, cette collection fera un argument cohésif en leur faveur. Dans certains cas, un nombre spécifique de lettres de recommandation est exigé. Le demandeur devrait rechercher les lignes directrices de la demande avant de soumettre pour éviter de fournir trop, ou trop peu, des lettres de recommandation. Le corps de la lettre doit être un minimum de 1 paragraphe, mais peut contenir 2 ou même 3 paragraphes. L`idée est d`expliquer le raisonnement qui sous-tend la recommandation en décrivant le caractère de la personne recommandée, en énumérant les attributs personnels, et en enregistrant des expériences dont l`auteur a des connaissances directes, qui sont également pertinentes pour le poste. Tous les traits de personnalité jugés utiles pour la position/le but de l`application doivent être mentionnés comme le leadership, la fiabilité, l`intégrité, la camaraderie et la ténacité. Des exemples concrets de ces attributs positifs doivent être enregistrés pour renforcer la lettre. Une lettre de recommandation militaire devrait être bien conçue et précise en format, car elle ira dans les dossiers officiels de l`armée.

C`est très semblable à une lettre d`affaires ou de style collégial, mais le formatage est plus détaillé pour le personnel militaire ou les civils employés par les militaires. Le contenu principal de la lettre comprendra une introduction, 1-3 paragraphes de corps et une conclusion.